Résumé de la réunion organisationnelle
Du 07 AOÛT
Un grand merci pour cet agréable moment en votre compagnie et pour votre beau présent : un Olivier de Sagesse, de Paix, de Bénédictions, d'Honneurs...
Puisse-t-il nous embellir de tout ses vertueux symboles, croître avec notre Noble Projet et s'enraciner dans la Postérité !
Résumé
1) Le festival des associations
Chaque année la ville de Montpellier propose aux différentes associations de pouvoir communiquer sur leurs projets dans le cadre d'une exposition.
Nous aimerions organiser un stand pendant cet évènement. Cela nous permettrai de poursuivre notre collaboration avec divers acteurs engagés dans la région (associations, collectivités, institutions) et nous ferai connaître, en sensibilisant le public Montpellierain aux convictions qui nous animent.
Nous avons donc décidé d'inscrire notre organisme à l'annuaire des associations afin de participer l'année prochaine à ce festival.
Pendant cette manifestation aucune activité commerciale n'est tolérée par la municipalité. Nous ne pouvons donc pas prévoir de vendre quelques services que ce soit.
Nous sommes donc contraints d’axer notre participation uniquement sur la communication de notre projet.
Plusieurs propositions ont été faites afin d'élaborer une présentation cohérente, vivante et instructive.
Nos idées :
- Éditer des flyers pour communiquer autour de nos valeurs et présenter notre projet associatif.
- Afficher des schémas de notre futur éco-lieu permettrai d'exposer concrètement ce que nous désirons y mettre en place. Le terrain avec ses infrastructures (éoliennes, panneaux solaires, potager, zones permacoles etc.) et le lieu de vie, accompagnés de quelques notes explicatives projetteront le public dans notre objectif et l'instruirai des différentes possibilités d'aménagements nécessaires à l’autosuffisance alimentaire et énergétique. Tout cela dans un écosystème harmonieux prenant en compte les ressources de son environnement et de ses besoins.
- Des photographies d'exemples ou des vidéos prôneront d'autant plus de possibilités d'alternatives écologiques dans le domaine de l'agriculture, de l'élevage ou de l'artisanat et permettront d'instruire le public sur ces méthodes utilisés. (Utiliser les montages vidéos de Damien Dekarz sur la permaculture?)
- Proposer des dégustations de toasts bio ou d'autres mets qui attireront le public par ce dynamisme et mettrai à l'honneur des produits régionaux. (Voir avec l’organisateur les conditions requises pour l'alimentation lors de l'évènement.)
Nous réfléchissons à d'autres animations pouvant faire participer le public d'une manière ludique et conviviale.
2) Récolter des fonds pour notre Association
Pour notre objectif nous avons besoin de ressources. Nous avons 2 idées.
1. Stand dans un festival
Nous envisageons d'organiser dès que possible un point de vente lors d'un festival ou d'un autre évènement.
Après s'être renseigné sur les programmes dans la région de Montpellier, nous avons constaté qu'aucune place n'étaient disponibles. Il faut donc reporter à plus tard notre vente.
En effet le festival de l'école de la vie et les autres n'ont plus de places. Plusieurs mois sont nécessaires à la réservation d'un emplacement.
Mathias et Olga ont donc prit l'engagement de s'informer sur les prochains évènements prévus dans la région, sur les tarifs de location de matériel et d'emplacements avant le 20 août afin de pouvoir connaître précisément le budget à prévoir, le type de public à cibler, les condition demandées par les organisateurs etc.
S'il était possible de trouver un festival avant la fin de l'année, cela nous permettrai d'acquérir des ressources assez rapidement.
Que proposer à notre stand ?
Nous avons décidé de débuter par une vente simple à organiser. Favoriser des produits non périssables, non réfrigérés et nécessitant le moins possible de matériel à son élaboration.
Nous avons donc opté pour :
Un service de boissons et d'aliments
- Du thé (à la menthe, vert, noir, fruits). Ces boissons ne nécessite pas de glacières ni de transporter du matériel encombrant. Il suffirai d'un ou deux réchauds pour les préparer quand nécessaire.
- Des fruits secs (abricots, dattes, raisins etc.) ne demandent aucune préparation et n'ont pas besoin d'un système de stockage particulier. Ce qui faciliterai son service.
- Des gâteaux sablés, cakes ou autres se préservent sans réfrigérateur et peuvent être préparés à l'avance ce qui évitera un travail supplémentaire à fournir sur place.
Dans l'idéal, il serait bon de bénéficier d'un espace suffisant sur notre emplacement pour y aménager un espace détente, jonché de nattes et de poufs pour s'y choir confortablement. Nous pourrions servir en toute commodité nos boissons et éventuellement proposer une animation en lien avec le thème de l'évènement.
Pour cette animation nous avons pensé à un espace maquillage pour les enfants (si le festival s'y prête) ou de masques de détentes aux algues, oeufs, fruits etc.
Une vente de produits divers
- Des plants de tomates bio à vendre. En gardant les graines de nos tomates puis en les mettant en pot celles-ci germeront et formeront des plants. Nous les proposerons en vente sur notre étalage ce qui agrémentera notre stand. (Uniquement pour l'année prochaine en avril- mai.)
- Des masques (Olga a proposé de les fabriquer) pour attirer davantage de public notamment les familles avec enfants et donner une note festive à notre stand.
- Des essences de fleurs et d'herbes aromatiques bio. (Mathias a proposé de les vendre.)
D'autres idées ont été évoquées. Peut-être se concrétiseront-elles prochainement lors d'un évènement ?
2. Une tirelire pour recevoir des dons
Tina a proposer de confectionner une tirelire pour récolter des dons. Celle-ci serait apportée à chaque évènement de l'Association par le Trésorier qui en aura la responsabilité.
Un fois par ans la tirelire sera cassée et l'ensemble de son contenu sera décompté devant les membres.
3) Divers
Un Responsable communication et évènementiel
Avant la fin de notre entrevue, nous avons soulevé un point important méritant réflexion. Il serait bénéfique au fonctionnement de notre association que le poste de Responsable communication et événementiel fasse l'objet d'un vote, prochainement en assemblée générale.
La fonction de Responsable communication et évènementiel nécessite d'organiser l'ensemble des évènements de l'association, de démarcher des partenaires, de gérer leurs fonctionnements et de répondre aux e-mails. Tout cela en lien avec le Président pouvant le seconder dans son travail si besoin.
L'attribution de ce poste à une personne participant au quotidien de l'association permettrai de déléguer certaines responsabilités liées à l'organisation d'ateliers, d'évènements et de communication.
Car depuis quelques jours, nous avons davantage de personnes qui nous contactent mais n'avons pas suffisamment de temps pour répondre à tout le monde, ni même programmer de nouvelles visites d'éco-lieux.
Si un membre est intéressé par cette fonction, il peut contacter sans hésiter Thiébaud pour avoir davantage de renseignements.
Merci à tous et à très bientôt !!!
